Je travaille à distance depuis environ trois ans maintenant, et j'ai appris à être productif quand je suis à la maison, et aussi à gérer des équipes à distance en tant que fondateur d'entreprise. Mais, je vais être honnête, il m'a fallu beaucoup de temps pour comprendre comment rendre le travail à distance efficace. J'étais tellement habitué à être interrompu à chaque étape du processus avec la communication en temps réel et le courrier électronique, j'ai juste supposé que c'était ainsi pour tout le monde.
Lorsque je travaillais seul et que j'ai commencé à diagnostiquer le problème d'être interrompu tout le temps, j'ai découvert que la plupart de mon temps improductif était consacré à donner et à collecter des mises à jour de statut auprès de tous ceux avec qui je travaillais. Moins les gens étaient informés - en particulier les personnes occupant des postes de direction - de ce que je faisais, plus ils m'envoyaient d'e-mails, de messages texte et de messages de discussion. Certains dirigeants acceptent de ne pas être au courant, mais certains deviennent nerveux s'ils n'ont pas de vos nouvelles toutes les deux heures. C'était une perte de temps pour tout le monde.
J'ai donc fait un changement qui a eu un grand impact. J'ai commencé à envoyer un e-mail tous les lundis matin avec comme objet 'Mon plan pour la semaine'. Dans cet e-mail, je dirais aux destinataires exactement quels étaient mes plans pour la semaine et leur demanderais s'ils avaient des questions ou des ajustements qu'ils aimeraient apporter à mes priorités.
Cela ressemble à ceci :
Salut à tous -- Ma priorité cette semaine sera de me concentrer sur la publication d'articles de blog et la finalisation de notre plan de marketing et de partenariat.
Voici quelques activités sur lesquelles je vais travailler :
Publiez l'article sur les « lignes directrices sur le travail à domicile » sur l'intranet.
Créez une ébauche du plan marketing dont nous avons discuté la semaine dernière, avec l'intention d'obtenir l'approbation d'ici la fin de cette semaine.
J'ai plusieurs rendez-vous avec nos partenaires cette semaine. Je vous enverrai un résumé de ces discussions.
Merci! Si vous avez des questions ou souhaitez voir des ajustements à ma priorité, veuillez me le faire savoir.
Merci!
- Robbie
Selon les activités de la semaine, j'inclurais également une section « ce que j'ai terminé la semaine dernière ». Cette section ressemble à ceci :
La semaine dernière, j'ai pu publier le billet de blog à distance, parler avec trois de nos partenaires et j'ai terminé une bonne ébauche de notre plan marketing dont nous avons discuté la semaine dernière. J'espérais que le plan marketing soit finalisé, mais j'attends toujours le retour de Suzy de vacances et je le réviserai avec elle à son retour cette semaine.
Il s'agit d'un e-mail utile à envoyer aux clients, mais il est également utile en interne. Si vous êtes le fondateur ou le PDG de l'entreprise, votre e-mail au personnel ressemblera à ceci :
Salut à tous -- Voici nos priorités et notre direction pour cette semaine.
Nous devons augmenter les ventes de nos stocks excédentaires. L'équipe marketing peut-elle élaborer un plan pour vendre tout l'inventaire inutilisé que nous avons dans notre entrepôt ? Si nous ne le vendons pas dans les 30 jours, nous devrons disposer de l'inventaire.
Nos campagnes par e-mail se portent bien. Faisons-en plus. Passons de 1 e-mail par semaine à 2 e-mails par semaine.
Annulez toutes les réunions inutiles non liées aux objectifs de vente pour les 30 prochains jours. Nous sommes en mode crunch et j'aimerais que nous nous concentrions sur les ajustements que nous pouvons apporter. Je sais que certains d'entre vous ont également des réunions importantes avec moi, mais si ce n'est pas lié aux ventes, veuillez reporter l'invitation pour l'instant.
- Robbie
Vous pouvez également demander à votre équipe de vous envoyer des mises à jour hebdomadaires similaires sur ce qu'elle a accompli et ses plans pour la semaine à venir.
Lorsque mon équipe et moi envoyons des e-mails comme celui-ci, les clients et les coéquipiers l'adorent généralement. Cela réduit leur anxiété et leur donne plus de visibilité sur ce sur quoi chaque personne se concentre. De plus, les interruptions diminuent considérablement car le destinataire est rassuré que vous êtes au courant de tout et n'a pas besoin d'un rappel pour travailler à tout moment.
Cet e-mail peut faire gagner beaucoup de temps à votre entreprise.
