« Je ne peux pas ouvrir le document que vous m'avez envoyé ! »
Cela a été une plainte fréquente des utilisateurs de Microsoft Office 2003 et des logiciels de traitement de texte antérieurs depuis le lancement de Microsoft. Bureau 2007 , et introduit le format .docx. 'Au début de chaque semestre, nous embauchons de nouveaux stagiaires qui sont des étudiants', déclare Matt Brownell, rédacteur en chef du Initiative de grèves , une société de marketing et de relations publiques qui traite principalement avec des conférenciers, des auteurs et des consultants, et utilise Microsoft Office 2003. 'Ils ont tendance à avoir de nouveaux ordinateurs portables et ils ont la dernière version d'Office, et ils nous envoient des CV que nous ne pouvons pas ouvrir .'
Bien que Microsoft propose un programme de conversion gratuit que les utilisateurs peuvent télécharger à partir de son site Web, comme de nombreux utilisateurs d'Office 2003, Brownell et ses collègues n'étaient pas impatients d'utiliser cette solution. Au lieu de cela, les stagiaires potentiels ont été invités à soumettre à nouveau leur curriculum vitae sous forme de fichiers .doc. Mais Ictus avait moins de choix lorsque les clients envoyaient des fichiers .docx. Et, a découvert Brownell, le problème ne se limitait pas à Microsoft Word. Il y avait aussi de nouveaux fichiers .pptx pour PowerPoint et des fichiers .xlsx pour Excel. 'L'autre jour, j'ai confié un projet à une stagiaire pour qu'elle produise une feuille de calcul', explique Brownell. « Il s'agissait d'un fichier .xlsx. À ce stade, j'ai finalement cédé et téléchargé le convertisseur, mais je n'en étais pas content.'
'Je suis passé à Microsoft Office 2008 pour Mac en 2008 », déclare Kimberly Hathaway, associée directrice de RP Hathaway . « Mais c'était quoi ce truc « X » ? C'était presque comme si nous n'aurions pas dû prendre la peine de nous améliorer. La plupart des clients high-tech ont Office 2007, note-t-elle, mais ils ne représentent qu'environ 10 % de son activité. «Pour le reste, vous ne savez vraiment pas qui a le nouveau bureau et qui n'en a pas», dit-elle. « Nous travaillons beaucoup avec des publications régionales plus petites, et elles n'ont pas la dernière version d'Office ». Un client, un avocat, utilise une ancienne version de WordPerfect, présentant un autre ensemble de problèmes.
'Je ne veux pas que mon agence paraisse archaïque', dit Hathaway. À son avis, l'envoi de fichiers .doc aux utilisateurs d'Office 2007 risque d'envoyer ce message. 'Si je vois que quelqu'un utilise .docx, alors j'envoie un fichier .docx.' En cas de doute, elle envoie un fichier .doc pour éviter d'embarrasser quiconque utilise l'ancienne version de Word. Pour s'assurer de toujours avoir des fichiers dans les formats nécessaires, la politique de son entreprise est de sauvegarder chaque document dans trois formats : .doc, .docx et .pdf.
« D'une à trois fois par semaine, nous avons un problème lorsque quelqu'un oublie et envoie un fichier .docx, et nous devons renvoyer quelque chose dans l'ancien format », dit-elle. « C'est frustrant de voir combien de temps et d'énergie sont consacrés à un formatage stupide. »
Pourquoi Microsoft a ajouté le x
Pour des utilisateurs comme Hathaway et Brownell, le nouveau format semble destiné à provoquer de l'irritation et à forcer les utilisateurs à passer plus tôt au logiciel le plus récent. 'Je pense qu'il y avait au départ une incrédulité parmi les utilisateurs qu'elle n'était pas du tout rétrocompatible avec l'ancienne version', dit Brownell. «Nous avons supposé que c'était un problème qui serait résolu. S'il était possible de créer ce nouveau format, pourquoi ne pourraient-ils pas le rendre rétrocompatible ?'
Mais créer un format rétrocompatible aurait pu être impossible, car avec .docx, pptx et .xlsx, l'entreprise apportait un changement fondamental dans la façon dont ses fichiers sont créés. Les nouveaux formats de fichiers sont basés sur le langage de balisage extensible ou XML, une norme de document largement reconnue.
En fait, le passage à .docx, .pptx et .xlsx fait partie d'un passage à une norme de formatage de fichier plus ouverte pour Microsoft, permettant aux développeurs de créer plus facilement des applications qui peuvent accéder aux données dans les documents Word (pour le transfert vers un page Web, par exemple), et aussi pour faciliter l'ouverture de documents Word par d'autres logiciels de traitement de texte. Certains prétendent que Microsoft a décidé de concurrencer les fichiers Open Document Format (.odf), un format open source populaire, en particulier en dehors des États-Unis. «Notre logiciel prend en charge à la fois les fichiers .odf et .docx, ainsi que les fichiers .pdf», répond Gray Knowlton, chef de produit du groupe Office pour les développeurs chez Microsoft. 'La décision que nous avons prise est d'être plus ouvert et plus transparent.'
Et les fichiers XML ont d'autres avantages, dit-il. D'une part, ils sont plus compressés que les fichiers .doc. « Un document Word utilisant le format .docx peut avoir la moitié ou les trois quarts de la taille d'un fichier .doc », explique-t-il. « Cela permet d'économiser de l'espace sur le disque dur et de la bande passante. De plus, si vous essayez d'ouvrir un fichier corrompu au format .doc, Word ne peut tout simplement pas l'ouvrir. Beaucoup de données ont été perdues de cette façon. Lorsque vous ouvrez un fichier .docx corrompu, il s'ouvre toujours et vous pouvez voir et utiliser toutes les parties qui ne sont pas corrompues.'
Dan Gookin, auteur de Microsoft Word pour les nuls (qui existe dans les versions 2003 et 2007) convient que, bien qu'il frustre de nombreux utilisateurs, le nouveau format apporte des avantages intéressants. « Vous ne pouvez pas vous en tenir éternellement aux anciens formats de fichiers », dit-il. Et, ajoute-t-il, 'Parce qu'il est si flexible et évolutif, je pense qu'ils resteront longtemps avec le format .docx.'
Gérer les fichiers .doc et .docx
Si .docx est là pour rester, mais que la plupart des utilisateurs ont toujours Word 2003, quelle est la meilleure façon de gérer les conflits de format de fichier ? Voici quelques stratégies qui peuvent vous aider, selon la version de Word que vous utilisez.
Si vous utilisez Word 2003 :
•Téléchargez le convertisseur.Le moyen le plus simple de gérer les fichiers .docx et autres fichiers XML est de télécharger le logiciel gratuit de Microsoft. convertisseur . Une fois installé, Office 2003 ouvrira les fichiers .doc, .xlsx et .pptx, avec une pause de quelques secondes pour la conversion.
•Utilisez Google Documents. Documents Google ouvrira un fichier .docx via son interface en ligne. C'est gratuit, mais vous devez créer un compte Google.
•Essayez Open Office.La version actuelle de Bureau ouvert peut ouvrir les fichiers .docx, et c'est gratuit.
•Attendez d'acheter Office 2007.Avec la sortie d'Office 2010 prévue pour cet été, investir dans Office 2007 n'a guère de sens à ce stade. Par contre, si vous êtes curieux, vous pouvez télécharger gratuitement un version bêta d'Office 2010 pour jouer avec.
Si vous utilisez Word 2007 :
•Définissez .doc comme format par défaut.'Le nouveau format est précieux et je pense que tout le monde devrait éventuellement y passer', déclare Gookin. « Mais pour l'instant, vous devez configurer Office 2007 pour enregistrer les fichiers au format .doc par défaut. Les utilisateurs de la nouvelle version de Word peuvent ouvrir l'ancien format et ne remarqueront peut-être même pas la différence.'
