Réfléchir en équipe tout en travaillant à distance s'est avéré très difficile.
Il y a quelque chose dans le fait d'être ensemble physiquement qui libère beaucoup plus de créativité - ce qui, pour moi, est l'objectif principal d'une session de stratégie ou d'un brainstorming. Et même si mon entreprise et moi avons essayé une poignée d'outils tels que des tableaux blancs virtuels, je ne peux m'empêcher de savoir à quel point ce type de conversations en personne me manque.
En ce moment, mon équipe et moi planifions pour l'année à venir. Avant la pandémie, ce que nous aurions fait, c'est que les cadres se réunissent pour une session d'une journée, sur site ou hors site, pour se concentrer exclusivement sur l'année à venir. Mais comme la plupart d'entre nous travaillons toujours à distance, nous avons dû trouver des moyens d'avoir ce genre de discussions approfondies à distance.
Je sais que de nombreuses autres entreprises et dirigeants ont également eu du mal avec cela, alors voici les deux stratégies que nous avons trouvées les plus efficaces et qui peuvent être utiles pour vos propres sessions de planification 2021.
1. Au lieu d'une réunion complète, divisez-la en réunions hebdomadaires de deux heures.
Tout l'avantage d'un brainstorming en personne est de pouvoir intervenir et s'appuyer sur les idées des uns et des autres.
À distance, et avec le temps très légèrement retardé entre le son et les caméras des gens, cela devient presque impossible. Les gens finissent par s'interrompre involontairement. Les gens peuvent avoir plus de mal à s'exprimer, ou quelqu'un d'autre pense qu'ils ont terminé et les coupe sans le vouloir. La communication à distance peut être idéale pour les conversations linéaires, mais elle est improductive pour les grands groupes lorsque tout le monde lance des idées au mur en même temps.
Au lieu de cela, nous, en tant qu'équipe de direction, avons divisé cette grande conversation de planification en morceaux.
Chaque semaine, nous tenons une réunion de deux heures. Tout le monde est impliqué, mais deux heures suffisent pour passer en revue une poignée de points de discussion et d'idées. Ensuite, tout le monde a le reste de la semaine pour réfléchir à ce dont nous avons parlé, faire ses devoirs, parler avec ses équipes, puis revenir à la table prêt à développer ces idées la semaine suivante - et ainsi de suite.
Par exemple, un devoir a été pour les chefs de service de revenir en arrière, d'examiner leurs initiatives potentielles, de les classer par ordre d'effort par rapport à l'impact, puis de les présenter au groupe. Cela nous a permis d'encadrer la conversation pour la semaine suivante et d'avoir une discussion plus ciblée sur un aspect spécifique de l'entreprise, plutôt que d'essayer de tout faire, ensemble, sur vidéo.
Je recommande d'essayer. Il peut être très éprouvant pour les gens de participer à une vidéoconférence pendant huit heures d'affilée. Ce n'est tout simplement pas la même chose que de faire une expérience d'une journée complète hors site, où vous pouvez prendre des pauses déjeuner ensemble, parler de manière plus décontractée et laisser l'énergie de la journée prendre le dessus.
Au lieu de cela, vous devez être plus délibéré et intentionnel avec le temps et les conversations que vous cherchez à cultiver entre les membres de l'équipe, lorsque vous travaillez ensemble à distance.
2. Utilisez du matériel pour créer un contexte supplémentaire avant une grande réunion.
Les grandes réunions virtuelles sont très difficiles à gérer.
En fin de compte, tout le monde est mis en sourdine et vous devez utiliser une sorte de processus de levée de la main pour donner la parole aux gens. Cela fonctionne, mais c'est certainement plus difficile et moins transparent que d'organiser une grande réunion au bureau.
Pour certaines réunions virtuelles, le nombre de personnes présentes est inévitable. Beaucoup de gens doivent être là, et vous devez donc trouver un moyen de le faire fonctionner. Une des choses que nous avons faites récemment a été d'organiser une grande session rétrospective - quelque chose que nous visons à faire après tous nos grands projets pour réfléchir sur les domaines d'amélioration. Auparavant, si nous organisions une rétrospective, nous faisions le tour de la salle et faisions parler tout le monde. Ce serait plutôt un dialogue ouvert.
Ce que nous avons fait à la place, puisque nous devions tenir cette session virtuellement, c'est que la personne qui dirigeait la session a sollicité à l'avance des commentaires via un sondage. Chaque personne devait soumettre trois choses qui se sont bien passées, trois choses qui ne se sont pas bien passées, et ainsi de suite.
L'avantage que nous avons trouvé en créant cette enquête à l'avance était, d'une part, que les personnes qui n'étaient pas aussi verbales ont fini par partager de très bons commentaires. Donc, d'une certaine manière, cela a fini par faire sortir de nouvelles voix du groupe qui, autrement, n'auraient peut-être pas beaucoup partagé. Et deuxièmement, cela a donné un contexte important à la discussion afin que nous ne passions pas trop de temps à faire le tour et à rassembler toutes ces informations sur vidéo. Au lieu de cela, nous avions un point de départ et nous pouvions parler ensemble des conclusions de chacun, rendant la conversation plus spécifique et, à bien des égards, plus utile.
Je ne suis pas convaincu par l'avenir du travail à distance, mais des expériences comme celles-ci me donnent confiance qu'il existe des moyens de le faire fonctionner lorsque vous en avez besoin. Et lorsque nous retournerons au bureau, je suis sûr que certaines de ces solutions que nous avons trouvées en travaillant à distance deviendront partie intégrante de la façon dont nous continuerons à communiquer en équipe et en entreprise.
