'Ugh, une autre réunion. Est-ce que je ne peux pas simplement faire un peu de travail ?
Qui d'entre nous n'a pas dit ça à un moment ou à un autre ? Les chercheurs estiment que les entreprises gaspillent des centaines de milliards de dollars en perte de productivité en raison de réunions mal organisées.
D'un autre côté, si elle est bien faite, une réunion de 10 minutes peut sauver des dizaines d'e-mails, éviter des problèmes de communication majeurs et même donner naissance à de merveilleuses idées et solutions.
C'est pourquoi il est utile d'examiner le style de réunion des chefs d'entreprise prospères, comme le PDG de Microsoft, Satya Nadella.
Lorsque Nadella a pris le relais, Microsoft était en pleine crise d'identité. L'entreprise était léthargique, en proie à des querelles internes et avait perdu son avantage innovant. Mais dans les années qui ont suivi, Nadella a effectué un revirement étonnant.
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C'est exact. Satya Nadella a de nouveau rendu Microsoft cool.
Il l'a fait notamment en transformant la culture de réunion de Microsoft. Dans un interview avec Le journal de Wall Street il y a quelques années, Nadella a partagé sa méthode en trois règles pour de meilleures réunions, et cela ressemble à ceci :
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1. Écoutez davantage.
2. Parlez moins.
3. Soyez décisif le moment venu.
Les conseils de Nadella ne sont peut-être que de 10 mots, mais ils regorgent de intelligence émotionnelle. Décomposons pourquoi cette méthode est si brillante.
(Vous pouvez apprendre plus de leçons en analysant les réunions dirigées par Steve Jobs et Jeff Bezos, trop.)
Écoutez plus.
Quand vous écoutez, vous apprenez.
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Les compétences d'écoute sont inestimables pour quiconque organise une réunion, car la seule raison pour laquelle vous êtes ensemble est de bénéficier des points de vue et des perspectives des uns et des autres. De plus, écouter votre équipe contribue à créer un environnement psychologiquement sûr et confiant, dans lequel ils se sentent à l'aise pour exprimer leurs idées et partager leurs problèmes (et même leurs erreurs).
Toutes ces données sont précieuses qui vous aideront à guider non seulement votre réunion, mais aussi votre équipe, de la manière la plus efficace possible.
Parler moins.
Notez que la clé n'est pas « Ne parlez pas ». C'est 'parler moins'.
Vous pouvez parler moins en :
- poser plus de questions ;
- être concis (pas décousu);
- refuser de microgérer ou de résoudre chaque problème vous-même ;
- faire sortir les membres de l'équipe introvertis ou timides en leur demandant leur avis ; et
- rester à l'heure.
Si vous avez tendance à trop parler en réunion, gardez le contrôle en vous posant trois questions clés :
- Est-ce qu'il faut le dire ?
- Est-ce que cela doit être dit par moi?
- Est-ce que cela doit être dit par moi, maintenant?
Il y a certainement des moments où la réponse aux trois questions est oui - et par tous les moyens, parlez. Mais si la réponse est non, mordez cette langue et vous constaterez que les réunions sont plus efficaces.
Être décisif.
Maintenant que vous avez pris le temps d'examiner les pensées et les perspectives de votre équipe, c'est à vous de faire avancer les choses. N'oubliez pas que c'est bien de parler moins et d'écouter plus, mais cela ne vous mènera nulle part si vous n'assignez pas de tâches et n'effectuez pas de suivi.
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Bien sûr, toutes les décisions que vous prendrez ne plairont pas à tout le monde. Mais cela fait aussi partie de votre travail : faire les choix difficiles, vous engager à en faire un succès et amener tout le monde à adhérer également.
Ainsi, la prochaine fois que vous organiserez une réunion, répétez-vous ces trois principes :
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Écoutez plus.
Parler moins.
Soyez décisif quand cela compte.
Garder les trois principes de Nadella à l'esprit vous aidera à rester équilibré et productif, et faire travailler les émotions pour vous plutôt que contre vous.
