Lorsque vous recevez près de 150 e-mails professionnels par jour , votre boîte de réception peut rapidement devenir le fléau de votre existence.
Cette souffrance augmente de façon exponentielle lorsque vous êtes à la tête d'une entreprise.
Alors, comment des cadres supérieurs comme Bill Gates et Tim Cook gèrent-ils le flux écrasant de leur boîte de réception ?
Le PDG d'Amazon, Jeff Bezos, transmet les e-mails urgents avec un caractère ajouté.
Lorsqu'un le client envoie un e-mail à Bezos pour se plaindre à propos de quelque chose lié à Amazon, ce qu'ils peuvent facilement faire, Bezos transmet souvent le message à la personne appropriée dans l'entreprise, en ajoutant un seul caractère : ' ?'
« Lorsque les employés d'Amazon reçoivent un e-mail avec un point d'interrogation de Bezos, ils réagissent comme s'ils avaient découvert une bombe à retardement » Semaine commerciale rapportée en 2013 . 'Ils ont généralement quelques heures pour résoudre tout problème signalé par le PDG et préparer une explication détaillée de la façon dont cela s'est produit, une réponse qui sera examinée par une succession de managers avant que la réponse ne soit présentée à Bezos lui-même.'
Le PDG de LinkedIn, Jeff Weiner, envoie moins d'e-mails.
La règle d'or pour la gestion des e-mails, selon Weiner, est que si vous voulez moins d'e-mails, envoyez moins d'e-mails.Il écrit sur LinkedIn que la règle lui est venue à l'esprit dans une entreprise précédente lorsque, après que deux collègues satisfaits des e-mails ont quitté l'entreprise, le trafic de sa boîte de réception a diminué de près de 30%.
Il s'avère que ce ne sont pas seulement leurs e-mails qui généraient toute cette activité de boîte de réception - ce sont mes réponses à leurs e-mails, les réponses des personnes qui ont été ajoutées à ces fils de discussion, les réponses des personnes que ces personnes ont ensuite copiées , et ainsi de suite », écrit Weiner.
Il poursuit : « Après avoir reconnu cette dynamique, j'ai décidé de mener une expérience où je n'écrirais pas d'e-mail sauf en cas d'absolue nécessité. Résultat final : sensiblement moins d'e-mails et une boîte de réception beaucoup plus navigable. J'ai essayé de m'en tenir à la même règle depuis.
La cofondatrice de Birchbox, Katia Beauchamp, oblige ses employés à inclure un délai de réponse.
Le PDG du service d'abonnement d'échantillons de beauté dit Lifehacker qu'insister sur le fait que les membres de l'équipe indiquent quand ils ont besoin d'une réponse dans tous les e-mails est l'une de ses meilleures astuces pour gagner du temps.'Cela rend la priorisation tellement plus rapide', a-t-elle déclaré.
Le PDG de Zappos, Tony Hsieh, emploie une équipe à temps plein de ninjas du courrier électronique.
Dans un fil de Quora fascinant À propos des habitudes de courrier électronique du PDG, Michael Chen, un répondant qui a rencontré Hsieh, a écrit que le PDG de Zappos lui avait dit qu'il avait une équipe de quatre ou cinq gestionnaires de courrier électronique à temps plein.
'Fait amusant, je pense que leurs titres officiels sont Email Ninja', a déclaré Chen.
Balance : bons et mauvais traits
Le cadre de Loews, Jonathan M. Tisch, ne commence jamais un e-mail par « I ».
'Mon patron m'a dit que chaque fois que vous écrivez une lettre - et maintenant cela s'applique aux e-mails aujourd'hui - ne commencez jamais un paragraphe par le mot' je ', car cela envoie immédiatement le message que vous êtes plus important que la personne qui avec qui vous communiquez', Tisch Raconté Adam Bryant du New York Times.
Il dit que devoir réfléchir à la façon de commencer une phrase sans « je » vous aide à devenir un meilleur écrivain et vous apprend à vraiment réfléchir à un problème.
Le PDG d'Apple, Tim Cook, lit la plupart de ses plus de 700 e-mails.
Le PDG qui se réveille à 3h45 chaque jour a déclaré lors d'une interview avec ABC qu'il reçoit entre 700 et 800 emails par jour :Et j'en ai lu la majorité... Tous les jours, tous les jours. Je suis un bourreau de travail.
Le PDG de Microsoft, Bill Gates, a trop peu d'e-mails pour insister sur la boîte de réception zéro.
Gates a dit 'Aujourd'hui' en 2013 qu'il ne recevait qu'entre 40 et 50 e-mails par jour.
« Alors, vous en traitez certains et en revenez aux autres la nuit. Vous vous assurez que si vous remettez quelque chose à plus tard, vous y revenez plus tard », a-t-il expliqué.
La cofondatrice du Huffington Post, Arianna Huffington, a trois e-mails interdits.
Arianna Huffington (au centre) avec ses filles Isabella et Christina Huffington.Huffington a trois règles simples pour le courrier électronique :
1. Pas d'e-mails pendant une demi-heure avant le coucher.
2. Pas de précipitation aux e-mails dès qu'elle se réveille.
3. Pas d'e-mails lorsqu'elle est avec ses enfants.
'La dernière fois que ma mère s'est mise en colère contre moi avant sa mort, c'est lorsqu'elle m'a vu lire mes e-mails et parler à mes enfants en même temps', a écrit Huffington dans son livre. Prospérer .' « [E]tre connecté de manière superficielle au monde entier peut nous empêcher d'être profondément connecté à nos proches, y compris nous-mêmes. »
Le PDG d'Etsy, Chad Dickerson, dispose d'un système de mémorisation des contacts.
Le PDG du marché en ligne a dit à Fast Company que vous devez avoir un système pour tout, peu importe ce que c'est.
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Par exemple, chaque fois qu'il rencontre une nouvelle personne et ajoute ses coordonnées à son carnet d'adresses, il inclut une note sur le moment où ils se sont rencontrés et ce dont ils ont discuté. De cette façon, chaque fois qu'il envoie un e-mail à quelqu'un, il peut directement référencer sa réunion avant de passer à autre chose.
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La fondatrice et PDG de Hint Water, Kara Goldin, se réveille tôt pour vérifier ses e-mails.
Goldin considère sa matinée comme une partie critique de sa journée et consacre les petites heures du matin à vérifier ses e-mails et son emploi du temps.Elle dit qu'elle se dirige directement vers sa boîte de réception à 5 h 30, car ' cela me permet de comprendre clairement à quoi ressembleront les 12 prochaines heures et quelles sont mes priorités une fois au bureau '.
Le PDG et fondateur de Hootsuite, Ryan Holmes, fait faillite.
Lorsqu'il est submergé par sa boîte de réception, Holmes aime 'déclarer la faillite de la boîte de réception' et tout supprimer afin qu'il puisse repartir à neuf.
Il recommande de ne le faire qu'une fois toutes les quelques années, et les praticiens devraient ajouter un message de non-responsabilité à leur signature électronique après avoir supprimé les e-mails non lus. Quelque chose comme : « Désolé si je ne suis pas revenu à votre dernier e-mail. Pour devenir un meilleur communicateur en 2015, j'ai récemment déclaré faillite par e-mail », conseille-t-il.
Le président exécutif de Google, Eric Schmidt, répond rapidement à chaque e-mail.
Dans son livre ' Comment fonctionne Google '', a écrit l'ancien PDG de Google, 'La plupart des personnes les meilleures - et les plus occupées - que nous connaissons agissent rapidement sur leurs e-mails, pas seulement pour nous ou pour quelques expéditeurs sélectionnés, mais pour tout le monde.'
Même si la réponse est un simple « compris », dit Schmidt, être réactif établit une boucle de communication positive et une culture axée sur le mérite.
Le fondateur et PDG de Zuckerberg Media, Randi Zuckerberg, met les e-mails en attente.
Zuckerberg raconte Marie Claire qu'elle a deux règles importantes en matière de courrier électronique :
1. Elle attend au moins 20 minutes après son réveil avant de vérifier.
2. Elle retient l'envoi d'e-mails lorsqu'elle sait qu'elle se sent trop émotive.
'Vous pousserez probablement un soupir de soulagement de ne pas l'avoir envoyé une fois que vous l'aurez relu', dit-elle.
Cette histoire est apparu pour la première fois le Interne du milieu des affaires .
