Alex Tolbert, un Organisation d'entrepreneurs (OE) membre à Nashville, est fondateur et PDG de Bernard Health, un Société Inc. 5000 dont le produit phare, BerniePortail , est une plateforme RH tout-en-un pour les petits employeurs soutenue par des milliers de professionnels des avantages sociaux à l'échelle nationale. Nous avons interrogé Alex sur les meilleures pratiques en matière de suivi de la gestion des performances. Voici ce qu'il a partagé :
La gestion des performances est invariablement un sujet brûlant dans le monde des RH, et il existe de nombreuses façons différentes pour les administrateurs de s'assurer que les équipes sont sur la bonne voie et que les objectifs des employés sont atteints.
Cela dit, une chose est sûre : l'évaluation annuelle du rendement n'est pas optimale pour la main-d'œuvre d'aujourd'hui. La rétroaction continue est essentielle et plus efficace pour garder les équipes et les organisations sur la bonne voie.
Dans notre entreprise, les rencontres individuelles hebdomadaires entre les managers et les membres de l'équipe font partie intégrante de notre culture et de notre stratégie de gestion de la performance. Nous considérons le « 1-1 » comme le principal mécanisme que les organisations peuvent utiliser pour garantir un retour d’information et une amélioration de haute qualité.
Si votre organisation ne dispose pas actuellement d'un cadre pour une gestion continue et cohérente des performances, le moment est venu de mettre en œuvre une approche 1-1.
Qu'est-ce qu'un 1-1 ?
Un face à face, ou 1-1, est une réunion hebdomadaire planifiée que chaque responsable organise avec chacun de ses subordonnés directs. Contrairement aux réunions d'équipe ou aux réunions spécifiques à un projet régulièrement programmées, le 1-1 est destiné à fournir un débouché régulier et une voie de communication bidirectionnelle sur l'ensemble des tâches, des responsabilités ou des préoccupations d'un employé.
Quels sont les avantages d'un 1-1 ?
Il y a deux avantages clés à intégrer une stratégie 1-1 dans la culture de votre entreprise.
Le premier est l'entraînement. La plupart des chefs d'équipe souhaitent que les membres du personnel développent leurs compétences et leur carrière, permettant ainsi aux managers de déléguer davantage et de reconnaître un niveau de productivité plus élevé. De plus, les employés sont généralement plus heureux lorsque leur croissance est prioritaire, ce qui entraîne une meilleure rétention.
Mais sans une stratégie dédiée qui assure un coaching régulier, il est facile pour ces tâches d'être mises en veilleuse car les managers et les subordonnés directs se concentrent sur les responsabilités quotidiennes.
Le deuxième avantage des réunions 1-1 régulières est du point de vue de la conformité. Lorsque les managers identifient un employé en vue d'un licenciement, les RH demandent généralement un enregistrement du dialogue sur le motif du licenciement afin de protéger l'entreprise d'un point de vue juridique .
Souvent, les managers ne sont pas conscients qu'une telle documentation est nécessaire, mais sans rien par écrit et sans historique de retour, il peut être difficile de licencier des employés, en particulier ceux des classes protégées.
Le 1-1 hebdomadaire, avec agendas et résumés écrits, garantit une documentation régulière de ces conversations, ce qui est bon pour la santé de l'organisation.
Comment mener un 1-1 utile
En parlant d'agendas et de résumés, la documentation est un élément essentiel d'un 1-1 efficace. Des réunions régulières entre les managers et les subordonnés directs améliorent le coaching, mais ne feront pas grand-chose en termes de conformité à moins qu'il n'y ait une trace écrite. En outre, l'enregistrement des sujets de réunion par écrit conduit à des réunions plus productives ainsi qu'à une plus grande probabilité de compréhension mutuelle.
Dans notre entreprise, nous demandons aux membres de l'équipe d'envoyer à leur responsable un ordre du jour des points dont ils souhaitent discuter au moins un jour avant leur 1-1 hebdomadaire. Les gestionnaires répondent avec tout autre point à l'ordre du jour. Cela rend les réunions plus productives et donne également aux deux parties le temps de se préparer. Nous encourageons que si un point de l'ordre du jour est de nature sensible, il devrait être décrit aussi complètement que possible pour donner à l'autre partie le temps d'y réfléchir avant d'en discuter.
Après la réunion, les membres de l'équipe envoient un résumé des actions et des points de discussion importants. Encore une fois, les gestionnaires répondent avec tout autre élément qu'ils souhaitent documenter.
Tenir les gestionnaires responsables
Une fois que vous avez mis en œuvre une stratégie de gestion de la performance, les RH ou le chef d'entreprise peuvent d'abord devoir être proactifs en tenant les gestionnaires responsables de ces réunions.
Une méthode consiste à expliquer la valeur de ces réunions aux gestionnaires et à les impliquer dans les résultats. Voici comment notre équipe Organisation Success décrit les 1-1 : « Notre entreprise investit beaucoup de temps dans le mentorat, la rétroaction et le développement des employés dans les 1-1. Compte tenu de l'investissement, il est important que nous le fassions bien. Nous avons certaines de nos conversations les plus significatives et les plus productives lors de réunions 1-1. Lorsqu'ils sont bien faits, les 1-1 font de nous une organisation plus forte. Il est important pour le succès continu de l'entreprise que ces normes soient intériorisées et fassent partie de notre ADN culturel.'
Pour un autre point de vue, consultez Un bon endroit pour travailler par Ben Horowitz . Dans cet essai, le capital-risqueur et auteur de La chose difficile à propos des choses difficiles écrit sur ses expériences avec un responsable qui n'avait pas organisé de réunion 1-1 depuis six mois, et pourquoi ces réunions font partie intégrante de la construction d'une entreprise solide et de la création d'un bon lieu de travail pour les employés.
Le 1-1 peut ne pas sembler être un outil décisif pour votre organisation au début, mais d'après notre expérience, c'est un élément essentiel de la création d'une organisation réussie. Il imprègne un sentiment de responsabilité pour les membres de l'équipe à tous les niveaux et garantit que le succès des employés et de l'organisation est prioritaire.
