Une proposition commerciale est un document écrit envoyé à un client potentiel afin d'obtenir un emploi spécifique. Les propositions peuvent être sollicitées ou non sollicitées. Un client peut simplement demander une proposition sur un projet au cours d'un appel commercial en disant : « Vous savez, cela semble intéressant. Pourquoi ne m'enverriez-vous pas une proposition à ce sujet.' Dans d'autres cas, la proposition peut être une sollicitation formelle, généralement appelée RFP (demande de proposition). Les RFP sont aussi presque toujours des documents. Ils précisent le produit ou le service à fournir, les qualifications recherchées et la date limite de soumission. Les propositions sollicitées signifient évidemment que le client a déjà décidé de faire un achat. Seule la sélection d'un fournisseur reste à faire. Une proposition non sollicitée, en revanche, est souvent une présentation de vente vêtue d'un autre manteau, mais la proposition vise spécifiquement une activité bien définie et limitée. Un exemple de proposition spontanée est la soumission du plan d'un livre à un éditeur faisant valoir la popularité du sujet, la nouveauté de l'approche et les mérites de l'auteur.
Les propositions commerciales doivent être distinguées des estimations . Dans de nombreux domaines où les petites entreprises sont actives, les estimations ont le même objectif qu'une proposition. Ils sont le document qui décroche la vente d'un travail de toiture ou de dallage ou d'un service de ménage mensuel. Mais lorsque des estimations sont utilisées, les qualifications du vendeur et sa méthode d'exécution du travail sont également établies, mais par d'autres moyens, généralement par un entretien ou un appel de vente. Parfois, on suppose que le vendeur correspond au poste parce que l'entreprise jouit déjà d'une bonne réputation. Les propositions, en revanche, impliquent généralement des services ponctuels complexes ou inhabituels comme l'aménagement paysager d'un parc, l'arpentage d'un marché ou la construction d'une raffinerie. Dans ces cas, l'approche du travail, la conception, la mise en œuvre, le calendrier et même l'esthétique nécessitent plus qu'une simple estimation en dollars.
De nombreuses entreprises de services fonctionnent entièrement sur proposition. Dans d'autres cas, une proposition est parfois requise, parfois non. Dans les domaines hautement techniques, la proposition peut être remplie de listes sèches de spécifications techniques et/ou de détails de processus. Mais il est essentiel de se rappeler que les propositions sont toujours avant tout documents de vente .
ÉLÉMENTS DE LA PROPOSITION D'ENTREPRISE
Dans la plupart des industries, les propositions ont un format bien défini spécifique au domaine. Des exemples pourraient être la fourniture de services de câblage électrique à une grande tour ou la coulée de fondations pour un développement de banlieue. Dans de tels cas, le soumissionnaire doit d'abord obtenir d'anciennes propositions et suivre la structure généralement utilisée par son métier sur ce marché. Dans des métiers comme l'architecture et le paysage, une présentation visuelle, parfois même une maquette, est au cœur de la vente. Il en va de même pour une proposition publicitaire. Dans ces trois domaines—il y en a d'autres aussi—la présentation proprement dite est généralement une réunion. Tout document est complémentaire et tend à résumer la présentation avec ce que l'on appelle une « plaque passe-partout », c'est-à-dire des détails administratifs.
Ce qui suit est une discussion de propositions plus générales, généralement associées à des études, des enquêtes ou des activités de service (par exemple, des services de protection pour un complexe d'entrepôts). Dans de telles propositions, la structure générale suivante s'applique.
Toutes les propositions comportent au moins deux éléments distincts : une lettre d'accompagnement et le document de proposition lui-même. De plus, parfois, une ou plusieurs annexes peuvent être fournies avec des tableaux, des graphiques, des photographies, des cartes, etc. De brèves propositions, parfois appelées « propositions de lettres », combinent les deux premiers éléments en une seule soumission, généralement d'un maximum de six à huit pages.
le lettre de motivation sert de document de transmission. De nombreux soumissionnaires utilisent également la lettre d'accompagnement pour fournir l'essence de la proposition sous une forme très abrégée, mettre en évidence les qualifications du soumissionnaire, nommer le prix et demander la commande.
le document de proposition a généralement la structure suivante :
- Titre de page. Cette partie comprend généralement votre nom et le nom de votre entreprise, le nom de la personne ou de l'entreprise à qui la proposition est soumise et la date de soumission.
- Table des matières. Bien qu'elles ne soient généralement pas nécessaires pour des propositions plus courtes, elles sont parfois utilisées pour des propositions formelles complexes. Dans les cas où différents départements du client examineront séparément des parties du document, la table des matières est un moyen utile de guider rapidement le lecteur vers des sujets tels que l'électricité, la structure, le chauffage et le refroidissement (dans un projet de construction) '¦ ou Services, Musique, Animation, Services de transport (dans un projet d'organisation d'un festival).
- Résumé. Un résumé peut être inclus ici ou peut être transmis dans la lettre d'accompagnement.
- Énoncé du problème/question/emploi. Cette section reprend, de manière reformulée, les objectifs et les buts du client tels qu'interprétés par le soumissionnaire. L'inclusion de cette reformulation du problème est précieuse pour montrer au client que le soumissionnaire comprend le problème correctement.
- Approcher. Dans cette section, le soumissionnaire résume l'approche qu'il propose pour résoudre le problème du client ou effectuer la tâche nécessaire. L'approche proposée est souvent la clé pour gagner le travail - si le prix est juste - car elle montre des moyens, des modes de pensée ou des techniques uniques, pourquoi ils résoudront le problème et pourquoi ils sont supérieurs aux alternatives. La section n'a pas besoin d'être détaillée. Les détails sont laissés à la méthodologie. Mais il présente les éléments stratégiques de la proposition et plaide en leur faveur.
- Méthodologie. Cette section développe en détail la manière dont l'Approche sera mise en œuvre. Le niveau de détail doit être juste suffisant pour expliquer au client de manière convaincante ce qui se passera sans s'empêtrer dans les détails.
- Qualifications du soumissionnaire. La section présente la documentation pour laquelle ce soumissionnaire devrait être choisi sur la base de ses qualifications, de ses antécédents et de la réussite d'emplois similaires dans le passé.
- Calendrier et repères. Les principaux éléments du travail sont affichés ici par rapport à une ligne de temps. Si nécessaire, des repères spécifiques sont identifiés pour indiquer la réussite des objectifs intermédiaires.
- Proposition de coûts, calendriers de paiement et questions juridiques. Le soumissionnaire conclut en présentant le prix avec autant de détails que requis dans la DP. Il est toujours sage d'indiquer précisément quand le soumissionnaire s'attend à obtenir des paiements partiels au fur et à mesure de l'avancement des travaux. Si des questions juridiques sont impliquées, elles peuvent être placées ici. S'ils sont longs, ils peuvent mériter une section à eux seuls.
PROPOSITIONS RÉUSSIES
Les propositions retenues sont avant tout ce que les clients décrivent comme « réactives », ce qui signifie que le soumissionnaire a fait ses devoirs, connaît parfaitement les besoins et les aspirations du client et a soigneusement répondu à tous les aspects d'une DP. La réactivité est finalement bien plus importante, toutes choses égales par ailleurs, que l'attrait visuel de la présentation ou encore la fluidité de sa rédaction. Une proposition belle et bien écrite qui manque ou ignore des éléments clés du projet du client perdra au profit d'une proposition ennuyeuse qui par ailleurs est réactive. Écrire dans le Journal des affaires de Los Angeles , Sharon Berman a noté que « faire ses devoirs et faire les préparatifs nécessaires peut faire toute la différence. Ceci est particulièrement important à la lumière du temps et des efforts énormes requis pour élaborer une proposition professionnelle.' Rencontrer les décideurs clés à l'avance et poser des questions approfondies pour déterminer exactement ce qu'ils recherchent est une préparation minimale. Inutile de dire qu'un prix compétitif est invariablement le déterminant final entre des concurrents égaux.
BIBLIOGRAPHIE
Berman, Sharon. « Comment élaborer des propositions commerciales qui influencent les clients ». Journal des affaires de Los Angeles . 3 janvier 2000.
Gilliam, Stacy. « Améliorez votre proposition. » Entreprise noire . juin 2005.
Sant, Tom. Propositions commerciales persuasives . AMACOM, 1er décembre 2003.
