Pour certains entrepreneurs, les réunions équivalent à de l'exercice, elles ne sont pas amusantes mais vous savez qu'elles sont nécessaires. Parfois, les réunions sont rapides et précises et d'autres fois, elles prennent une bonne partie de votre journée. Mais, peu importe combien de temps dure la réunion, ce qui est le plus important, c'est ce que vous en retirez.
Vous avez des délais à respecter, des tonnes de tâches à accomplir et toute une équipe à gérer. Le temps, c'est de l'argent et si elles ne sont pas gérées correctement, les réunions peuvent consommer beaucoup d'heures précieuses. Pour vous aider à tirer le meilleur parti des réunions d'équipe, vous et vos employés pouvez suivre ce guide en cinq étapes. Vous remarquerez rapidement que vous et votre équipe dirigerez des réunions plus productives, plus souvent.
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1. Élaborer et distribuer un ordre du jour.
Préparer un ordre du jour de réunion à l'avance vous permet de mettre en place un plan de match solide. Vous pouvez énumérer tous les points importants dont vous souhaitez discuter et les objectifs que vous aimeriez atteindre à la fin de la réunion. Soyez concis et insérez même des blancs pour les choses que vous aimeriez savoir.
Au dos de l'ordre du jour, vous pouvez faire une liste de blancs numérotés pour les points d'action. Cela permet aux participants à la réunion d'écrire tout ce dont ils ont besoin pour agir à la suite de la réunion, et cela conserve tout au même endroit.
Une fois l'ordre du jour finalisé, envoyez-le à votre équipe. Ils pourront voir exactement de quoi vous voulez discuter, quelles questions vous pourriez avoir et quel genre d'idées ou de préoccupations ils pourraient vouloir soulever. Un ordre du jour aide chacun à se sentir organisé sur ce à quoi s'attendre et ce qui sera attendu d'eux pendant la réunion.
2. Planifiez en fonction de l'ordre du jour.
L'ordre du jour est simplement une liste de points de discussion. Il est essentiel que chacun examine l'ordre du jour avant la réunion pour préparer une liste de questions, de réponses ou de conseils à côté de chaque élément. Cela gardera tout le monde sur le sujet, en discutant de tout ce qui doit être discuté avant de passer au point suivant de l'ordre du jour.
À la fin de chaque sujet, demandez à tout le monde : « Quelqu'un a-t-il des questions avant que nous passions à autre chose ? » C'est l'occasion de soulever d'autres questions pendant que l'information est encore fraîche dans tous les esprits.
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3. Allez « noir » avant chaque réunion.
Encouragez votre équipe à emporter son agenda avec elle et à s'abstenir, ou à s'éloigner des distractions, pour se concentrer sur l'apport de mises à jour et de nouvelles idées. Par exemple, lorsque vous décidez d'organiser une réunion de remue-méninges, demandez à chacun de consacrer 10 à 15 minutes de remue-méninges peu de temps avant la réunion pour préparer une liste d'idées à discuter. Ils peuvent même ajouter leurs idées et notes à leur copie de l'ordre du jour comme guide de référence rapide.
Cela vous permettra, à vous et à votre équipe, d'entrer directement dans la réunion et de faire le tour de la table pour discuter des idées pendant qu'elles sont en tête de liste. Au lieu d'attendre de longues périodes pour que la personne suivante s'exprime, tout le monde sera prêt à parler d'idées et vous aurez beaucoup plus de chances de décider de la meilleure ligne de conduite le jour même. L'énergie dans la salle sera contagieuse et vous serez heureux de voir à quel point ces réunions peuvent être plus productives.
4. Éliminez les distractions extérieures.
Les réunions sont créées pour consacrer un certain temps à discuter de sujets importants. Respectez ce moment en n'apportant aucune distraction extérieure avec vous, comme votre téléphone ou votre ordinateur portable. Sinon, vos collègues pourraient penser qu'il est impoli ou irrespectueux de vous voir taper ou vérifier constamment votre téléphone.
Cependant, étant donné que certaines personnes peuvent avoir besoin d'un appareil électronique pour prendre des notes ou surveiller leurs e-mails, veillez à ce qu'il reste silencieux afin qu'aucune notification forte ne retentisse. De plus, si vous apportez des appareils électroniques, dites à tout le monde au début de la réunion que vous les utiliserez pour prendre des notes. En n'apportant pas d'appareils ou en avertissant les gens à l'avance des raisons pour lesquelles vous apportez un appareil, vous empêcherez vos collègues de se demander si vous faites attention.
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5. Terminez les réunions en répétant les principaux points à retenir.
En tant qu'animateur de la réunion, veillez à utiliser les cinq dernières minutes de chaque réunion pour résumer rapidement les principaux points à retenir. Cela aide à clarifier les informations les plus importantes. Répéter ce que tout le monde est censé faire ou présenter d'ici la prochaine réunion est un excellent moyen de conclure une réunion et de garder tout le monde concentré sur sa tâche.
Tirer parti des réunions devrait être la priorité principale, n'organisez pas de réunions pour des sujets dont vous pouvez rapidement discuter par téléphone ou par e-mail. Assurez-vous que vos réunions sont organisées pour des sujets de discussion importants et une productivité élevée. Demandez à votre équipe de vous aider à utiliser ce temps à bon escient pour travailler ensemble et faire avancer les projets en douceur.
