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Le terme « per diem » signifie « quotidiennement ». Dans le cadre d'une entreprise, le terme en est venu à désigner les taux quotidiens que les employés utilisent pour les dépenses engagées lors de leurs déplacements pour des activités professionnelles. Ces taux sont susceptibles de différer selon que l'employé se déplace dans sa région d'origine, loin de chez lui ou à l'étranger. L'indemnité journalière est le montant accordé à un voyageur pour couvrir les dépenses telles que l'hébergement, les repas et les divertissements dans le cadre de l'exécution de tâches de service pour une entreprise.
En règle générale, le service des ressources humaines d'une organisation établira des taux journaliers pour le remboursement des frais de déplacement des employés ainsi que des politiques pour la soumission des formulaires de frais de déplacement et pour la documentation de toutes les dépenses approuvées. Les montants des indemnités journalières sont normalement fixés à l'avance. Les employés peuvent généralement soit réclamer les dépenses réelles encourues, soit utiliser les taux journaliers établis, soit combiner ces méthodes. Par exemple, l'employé peut demander une indemnité journalière pour les repas et réclamer les frais réels d'hébergement, à condition que les frais d'hébergement ne dépassent pas l'indemnité journalière pour l'hébergement.
ÉTABLISSEMENT DES TARIFS JOURNALIERS
Les tarifs journaliers sont établis pour un certain nombre de domaines, y compris les voyages aériens intérieurs, les voyages aériens internationaux, l'hébergement, les voitures de location, les fourgonnettes et les camions, les autres transports, les repas et les divertissements, l'utilisation du téléphone, les dépenses remboursables et non remboursables diverses et les déplacements. Assurance. Les entreprises peuvent également spécifier les agences de voyages et les programmes préférés et établir des politiques pour le paiement des frais de voyage et des tarifs journaliers.
Les entreprises qui ne fixent pas leurs propres tarifs peuvent utiliser des indemnités journalières basées sur les réglementations fédérales américaines sur les voyages. Les montants des indemnités journalières varient selon la ville. Les tarifs journaliers des repas aux États-Unis sont fixés chaque mois de janvier. Les tarifs journaliers des repas étrangers sont émis sur une base mensuelle. Les organisations calculeront normalement au prorata les indemnités journalières pour moins d'une journée complète de voyage. Les règlements de l'IRS et les exigences de déclaration régissant les indemnités journalières varient. Pour les employés, si l'indemnité journalière demandée dépasse le taux journalier fédéral pour le lieu et la durée du voyage donnés, le montant excédentaire est considéré comme un revenu à déclarer et est ajouté au W-2 de l'employé. Pour les entrepreneurs indépendants, les indemnités journalières versées à ces personnes sont des revenus à déclarer et seront déclarés sur le formulaire 1099M.
Il est important pour une entreprise d'établir des indemnités journalières et des politiques de voyage claires avant que les employés ne soient embauchés et commencent à voyager pour l'entreprise. Par exemple, une entreprise doit décider si elle remboursera les appels téléphoniques personnels des employés en voyage, si elle remboursera les employés pour l'utilisation des téléphones, etc. D'autres décisions incluent les frais de conversion de devises pour les voyages internationaux, les transports terrestres (taxi, bus, métro, etc.), frais de club de remise en forme de l'hôtel, blanchisserie/nettoyage à sec/pressage de costumes, livraison de nuit/affranchissement, parking et péages, pourboires et frais de visa/passeport/consulat.
En tant qu'avantage pour les employés, certaines entreprises envisagent de payer pour des services supplémentaires pour récompenser, motiver ou retenir les employés sur des marchés du travail tendus. Certains éléments d'indemnité journalière à considérer peuvent inclure : les cotisations aux clubs de compagnies aériennes, les frais annuels pour les cartes de crédit personnelles, les coiffeurs, les vêtements ou les articles de toilette, les cotisations au country club, les dépenses liées aux vacances ou aux jours personnels pris avant, pendant ou après un voyage d'affaires, frais de golf, bagages et porte-documents, magazines, livres, journaux, matériel de lecture personnel, mini-bar rafraîchissements alcoolisés, films (y compris les films en vol et à l'hôtel), entretien/mise au point de routine automobile personnelle, pension pour animaux de compagnie, location surclassements de voiture, saunas, massages, cirages de chaussures ou frais de chèque de voyage américain.
EXEMPLES D'indemnités journalières
Le Per Diem, Travel and Transportation Allowance Committee existe pour s'assurer que des réglementations uniformes sur les voyages et les transports sont émises pour les membres des sept branches de l'armée américaine (Armée, Marine, Force aérienne, Corps des Marines, Garde côtière, National Oceanic and Atmospheric Administration, et service de santé publique). L'objectif de ce règlement est le remboursement juste et équitable des militaires en uniforme et du personnel civil.
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Le gouvernement des États-Unis, par l'intermédiaire du Département d'État des États-Unis, fournit des indemnités journalières pour les voyages à l'étranger au lieu du remboursement des frais de subsistance réels. Les indemnités sont versées aux employés et aux personnes à charge éligibles pour les dépenses quotidiennes lors d'un voyage temporaire dans les localités énumérées pour des affaires officielles loin d'un poste ou d'une affectation officielle. Les tarifs établis sont des montants maximaux. En vertu des règlements sur les voyages mis en œuvre par l'Administration des services généraux et les agences fédérales individuelles, les autorités chargées de l'autorisation sont tenues de réduire les taux maximums si nécessaire pour maintenir un niveau de paiement compatible avec les dépenses de voyage nécessaires. Des montants distincts sont établis pour l'hébergement et les repas ainsi que les frais accessoires de voyage. Le montant maximum d'hébergement est destiné à couvrir substantiellement le coût d'hébergement dans des installations adéquates, adaptées et à prix modéré. La portion des repas et faux frais est destinée à couvrir en grande partie le coût des repas et les faux frais de déplacement tels que la lessive et le nettoyage à sec.
BIBLIOGRAPHIE
« Mise à jour finale ? » Lettre du gestionnaire de paie. 7 Mai 2006.
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Tisserand, Pierre. « Le menu de l'IRS pour les frais de repas quotidiens. » Les affaires de la nation . Mai 1999.
